Zeiterfassung Software Vergleich: Toggl, Clockify, Harvest und TimeBro

Die Auswahl an Zeiterfassungstools ist groß, die Unterschiede aber deutlich. Wer Stunden nur grob notieren will, kommt mit einer kostenlosen App weit. Wer aus erfassten Zeiten Rechnungen, Lohnabrechnungen oder Projektkalkulationen ziehen will, braucht mehr. Dieser Vergleich nimmt vier Tools auseinander, die in der Praxis am häufigsten genannt werden, und zeigt, wo sie sich preislich und funktional sinnvoll voneinander abgrenzen.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Die wichtigsten Auswahlkriterien sind nicht das Design, sondern Integrationen, Abrechnungsmodell und Reporting. Ein hübsches Interface bringt wenig, wenn am Monatsende die Daten umständlich in eine Rechnungssoftware kopiert werden müssen.

In der Praxis entscheiden vier Punkte über die Tauglichkeit eines Tools: die Erfassungsmethode (manuell, Timer, automatisch im Hintergrund), die Anzahl der Nutzer im Tarif, die Tiefe der Berichte und die Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Projektsoftware. Ein Solo-Freelancer mit zwei Kunden hat andere Anforderungen als ein Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitern und Stundenzetteln für die Lohnabrechnung.

Wichtig ist auch die rechtliche Komponente. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, der Referentenentwurf zur Anpassung des Arbeitszeitgesetzes präzisiert die Anforderungen an Manipulationssicherheit. Tools, die nur einen Timer mit nachträglicher Editierfunktion bieten, reichen für Angestellte streng genommen nicht, für reine Projektzeiten von Selbstständigen aber sehr wohl. Eine ausführliche Übersicht der gesetzlichen Lage liefert das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Kostenlos vs. kostenpflichtig: Wo die Grenze verläuft

Kostenlose Versionen reichen für die reine Stundenerfassung, kostenpflichtige Pläne lohnen sich bei Team-Funktionen und Abrechnung. Die Grenze verläuft praktisch immer an drei Stellen: detaillierte Berichte, Rechnungsmodul und Zugriffsrechte für mehrere Nutzer.

Clockify ist hier die großzügigste Lösung: Die Gratisversion erlaubt unbegrenzt viele Nutzer, unbegrenzt viele Projekte und einfache Berichte. Wer Stundensätze pro Projekt hinterlegen, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten trennen oder PDF-Reports exportieren will, zahlt ab etwa 4,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat im Standard-Plan.

Toggl Track bietet ebenfalls eine kostenlose Stufe für bis zu 5 Nutzer mit Timer, Projekten und einfachem Reporting. Der Starter-Plan kostet rund 9 Euro pro Nutzer und Monat, der Premium-Plan etwa 18 Euro. Harvest geht einen anderen Weg: 1 Nutzer und 2 Projekte sind dauerhaft kostenlos, darüber kostet das Pro-Modell etwa 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat, beinhaltet dafür aber das integrierte Rechnungsmodul. timeBro (heute Teil von MOCO) startet bei rund 10 Euro pro Nutzer und Monat und hat keine echte Gratisstufe, weil die automatische Erfassung im Hintergrund der Kern des Produkts ist.

Wer den Stundensatz zum eigenen Tarif erst noch berechnen muss, findet eine praktische Anleitung unter Stundensatz berechnen für Freelancer.

Funktionen im direkten Tool-Vergleich

Toggl, Clockify und Harvest sind klassische Timer-Tools, timeBro setzt auf automatische Hintergrunderfassung. Diese Unterscheidung ist die wichtigste Weichenstellung, weil sie das Arbeitsverhalten deutlich verändert.

Toggl Track punktet mit einer extrem aufgeräumten Oberfläche, Apps für Windows, macOS, iOS und Android sowie Browser-Erweiterungen für Chrome und Firefox. Die Pomodoro-Funktion und idle-Detection arbeiten zuverlässig. Berichte lassen sich nach Projekt, Tag, Kunde und Nutzer filtern und als CSV oder PDF exportieren.

Clockify wirkt funktional fast wie ein Toggl-Klon, hat aber zusätzlich ein Anwesenheits- und Urlaubsmodul, das im DACH-Raum für Kleinbetriebe interessant ist. Die Oberfläche ist etwas dichter und weniger intuitiv. Harvest spielt seine Stärke bei der Abrechnung aus: Aus erfassten Zeiten entstehen mit einem Klick Rechnungen, die direkt per E-Mail an Kunden gehen und Zahlungen über Stripe oder PayPal akzeptieren.

timeBro beziehungsweise das integrierte Modul in MOCO erfasst automatisch jede Anwendung und jedes Dokument, das geöffnet wird, und schlägt am Tagesende eine Zeitverteilung vor. Das ist für vergessliche Nutzer Gold wert, aber datenschutzrechtlich sensibel: Eine Betriebsvereinbarung ist in Teams Pflicht, bei Solo-Nutzung erübrigt sich die Frage.

Integrationen und Schnittstellen

Integrationen entscheiden, ob ein Tool im Alltag hilft oder Mehrarbeit schafft. Wer Zeiten erfasst, will sie selten dort lassen, sondern weiterverarbeiten in Rechnungen, Projektplanung oder Lohnbuchhaltung.

Toggl Track bietet native Integrationen zu über 100 Diensten, darunter Asana, Trello, Jira, GitHub, GitLab, Notion, Salesforce und Slack. Über Zapier oder Make lassen sich praktisch beliebige Workflows automatisieren. Clockify hat ein ähnlich breites Spektrum und glänzt zusätzlich mit einer offenen API und Webhooks.

Harvest ist tief in Asana, Trello, Basecamp und Slack eingebunden, und die Verbindung zum Schwesterprodukt Forecast deckt Ressourcenplanung ab. Für die deutsche Buchhaltung gibt es Connectoren zu Lexware Office, sevDesk und FastBill, allerdings überwiegend über Drittanbieter wie Zapier. timeBro punktet im DACH-Raum mit nativer Anbindung an MOCO selbst und damit an deutsche Buchhaltungs- und Rechnungsfunktionen, die Datev-Export beinhalten.

Wer bereits eine Rechnungssoftware nutzt, sollte vor der Auswahl prüfen, welche direkte Schnittstelle existiert. Eine fehlende Integration kann pro Monat eine bis zwei Stunden Mehrarbeit kosten, was den Preisvorteil eines günstigeren Tools schnell auffrisst. Hilfreich dazu: die Anleitung zur Projektabrechnung für Freelancer.

Testberichte aus der Freelancer-Praxis

Aus Erfahrungsberichten von Solo-Selbstständigen kristallisieren sich zwei klare Favoriten heraus: Toggl Track und Harvest. Beide werden in Foren wie r/freelance, im GetApp-Ranking und in deutschsprachigen Communities regelmäßig oben genannt.

Toggl Track wird besonders für die Geschwindigkeit gelobt: Timer starten in unter einer Sekunde, das Erfassen mehrerer Projekte parallel funktioniert ohne Reibung. Kritisiert wird der Sprung im Preis von der Gratis- zur Starter-Stufe, der für Solo-Nutzer mit 9 Euro pro Monat hoch wirkt, sobald nur das abrechenbare Reporting gebraucht wird.

Harvest sammelt Pluspunkte für das integrierte Rechnungsmodul, weil viele Freelancer dadurch eine separate Rechnungssoftware sparen. Negativ fällt auf, dass die Oberfläche älter wirkt und deutsche Rechnungsanforderungen wie fortlaufende Nummerierung oder Kleinunternehmerregelung nur eingeschränkt abgebildet werden. Hier sind deutsche Tools im Vorteil.

Clockify bekommt für die kostenlose Nutzung viel Lob, wird aber häufig als zweite Wahl bezeichnet, sobald Budget vorhanden ist. timeBro wird im deutschsprachigen Raum von Agenturen und kleinen Beratungen geschätzt, die Projektprofitabilität pro Stunde messen wollen. Eine vertiefende Übersicht zu Tools speziell für Solo-Selbstständige findet sich unter Zeiterfassung Software für Freelancer. Wer einen breiteren Marktüberblick sucht, kann öffentlich zugängliche Vergleichsplattformen wie OMR Reviews heranziehen, die Bewertungen aus dem DACH-Raum bündeln.