Zeiterfassung für Freelancer und Selbstständige im ehrlichen Vergleich

Du arbeitest für drei Kunden gleichzeitig, hast unterschiedliche Stundensätze und am Monatsende fragst du dich, wie viele Stunden du eigentlich für wen geleistet hast. Das ist der Punkt, an dem eine Zeiterfassung für Freelancer den Unterschied macht zwischen einer sauberen Rechnung und einem Bauchgefühl. Der Markt ist voll, die Versprechen ähneln sich, die Unterschiede stecken im Detail.

Diese Seite vergleicht die wichtigsten Tools für Freelancer, Freiberufler und Selbstständige: was sie wirklich können, wo sie an Grenzen stoßen, und welche Funktionen für deinen Alltag zählen. Kein Ranking nach Werbebudget, sondern nach dem, was Freiberufler brauchen: schnelle Erfassung, korrekte Abrechnung, Anbindung an die Buchhaltung.

Was eine Zeiterfassung für Freelancer können muss

Eine gute Software trennt Kunden, Projekte und Stundensätze sauber, läuft mobil mit und liefert die Daten direkt an deine Rechnung. Alles andere ist Beiwerk. Wenn ein Tool dir nur einen Timer bietet, hast du nichts gewonnen, das kann auch die Stoppuhr deines Telefons.

Konkret sollte deine Arbeitszeiterfassung als Freelancer folgendes leisten: mehrere Kunden parallel verwalten, pro Projekt einen eigenen Stundensatz hinterlegen, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit unterscheiden, Berichte nach Zeitraum und Kunde filtern. Dazu kommt der praktische Teil: Timer per Tastenkürzel starten, am Telefon weiterlaufen lassen, Einträge nachträglich korrigieren.

Wichtig ist auch der Umgang mit Retainern. Wer pauschale Monatsbeträge mit Stundenkontingenten verkauft, will sehen, wann das Kontingent aufgebraucht ist, bevor der Kunde es bemerkt. Tools wie Harvest oder zeit zeigen Budgets pro Projekt in Echtzeit. Clockify kann das im bezahlten Tarif, in der Gratis-Version nur eingeschränkt.

Achte beim Vergleich auf die Grenzen der kostenlosen Tarife: oft sind Berichte limitiert, Rechnungsstellung gesperrt oder die Zahl der Projekte gedeckelt. Das ist legitim, sollte dich aber nicht überraschen.

Die Tools im direkten Vergleich

Fünf Anbieter dominieren den Markt für Freelancer und Selbstständige: Clockify, Toggl Track, Harvest, Clockodo und zeit. Sie unterscheiden sich bei Preis, Rechnungsmodul und Tiefe der Integrationen.

Clockify

Clockify hat den großzügigsten Gratis-Tarif: unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Projekte, einfache Berichte. Für Soloselbstständige reicht das oft aus. Die Web-App ist solide, die mobile App funktioniert, ist aber nicht der Glanzpunkt. Rechnungen schreibt Clockify erst ab dem Standard-Plan für 5,49 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, monatlich 6,99 US-Dollar. Wer nur Stunden tracken will, kommt gratis weit. Wer abrechnen will, zahlt.

Toggl Track

Toggl ist seit Jahren der Klassiker. Saubere Oberfläche, schnelle Erfassung, gute Reports. Der kostenlose Plan deckt bis zu fünf Nutzer ab, mit Projekten und Tags. Ab 9 Euro pro Monat kommen Abrechnungsraten, Budgets und CSV-Export für die Buchhaltung dazu. Eigene Rechnungen schreibt Toggl nicht, dafür musst du exportieren und in Lexware Office oder sevDesk einlesen.

Harvest

Harvest ist das Tool für Freelancer, die ihre Rechnung am liebsten direkt aus dem Timer heraus erzeugen. Ein Nutzer und zwei Projekte gratis, danach 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, monatlich 11 US-Dollar. Die Integration mit QuickBooks, Xero und PayPal ist tief, der DATEV-Export funktioniert über Umwege. Wer englischsprachige Kunden hat, fühlt sich hier wohl. Für reine DACH-Buchhaltung sind die deutschen Alternativen oft praktischer.

TimeCamp und Clockodo

TimeCamp startet bei rund 3 Euro pro Nutzer im Basic-Plan und erfasst auf Wunsch automatisch anhand geöffneter Anwendungen und besuchter Webseiten. Wer wissen will, wie viel Zeit wirklich in GitHub, Figma oder Slack fließt, bekommt hier brauchbare Daten. Schwächer ist TimeCamp bei der Anbindung an deutsche Rechnungssoftware.

Clockodo ist der einzige der bekannten Anbieter mit klarem Fokus auf den deutschsprachigen Raum: Server in Deutschland, deutscher Support, GoBD-konforme Exporte und Schnittstellen zu Lexware Office, sevDesk und DATEV. Einstieg bei rund 6 Euro pro Nutzer und Monat (Stand 2026). Wer mit Steuerberater arbeitet, spart über den DATEV-Export jeden Monat Aufwand.

zeit

zeit ist auf Freelancer und Selbstständige im deutschsprachigen Raum zugeschnitten. Stunden erfassen, Projekte im Blick behalten, sauber abrechnen, alles in einer Oberfläche. Stundensätze pro Kunde, native Mac-App und PWA fürs Smartphone, Rechnungen mit ZUGFeRD und ein DATEV- oder ADDISON-Buchungsstapel für den Steuerberater. 7 Tage kostenlos testen, danach 22,61 Euro pro Monat, 226,10 Euro im Jahr oder einmalig 583,10 Euro als Lifetime-Zugang, jeweils inklusive Mehrwertsteuer. Wer eine Lösung sucht, die nicht zwischen englischen Buttons und deutschen Rechnungspflichten pendelt, ist hier richtig.

Was Zeiterfassung wirklich kostet

Die Preisspanne reicht von komplett kostenlos bis 20 Euro pro Nutzer und Monat, und die Unterschiede haben handfeste Gründe. Wer nur eigene Projektzeiten festhalten will, braucht keine Enterprise-Suite mit Genehmigungs-Workflows. Wer ein Team koordiniert und die Zeiten an DATEV übergibt, wird mit einem Gratis-Tool nicht glücklich.

Drei Preismodelle dominieren den Markt. Erstens das klassische Pro-Nutzer-Abo, das bei etwa 5 bis 12 Euro pro Kopf und Monat liegt, wenn du jährlich zahlst, monatliche Zahlung schlägt meist mit 15 bis 20 Prozent Aufschlag zu Buche. Zweitens das Freemium-Modell: ein Grundfunktionsumfang bleibt kostenlos, Zusatzfunktionen wie detaillierte Auswertungen, Abrechnungssätze oder Team-Verwaltung kosten extra, diesem Prinzip folgen Toggl, Clockify und Harvest. Drittens das Flatrate-Team-Abo für eine feste Nutzerzahl, oft ab rund 25 Euro monatlich für kleine Teams. Selbst gehostete Software als Einmalkauf gibt es noch, aber nur in Nischen, mit 300 bis 1.500 Euro Einstieg plus jährlicher Wartung von rund 20 Prozent des Kaufpreises.

Der Preis pro Nutzer wirkt harmlos, entfaltet im Team aber schnell Hebelwirkung: 8 Euro pro Kopf ergeben bei 15 Personen schon 120 Euro im Monat. Achte auf Sprungstellen bei den Nutzerstaffeln, ein Standardplan endet häufig bei 10 Nutzern, danach greift ein Business-Plan, der pro Kopf 3 bis 5 Euro teurer ist. Versteckte Kosten entstehen meist an denselben Stellen: erweiterte Auswertungen ab etwa 3 Euro pro Nutzer, GPS-Standortnachweis ab etwa 2 Euro, eine DATEV- oder Lexware-Office-Schnittstelle als Modul für 15 bis 40 Euro monatlich, priorisierter Support ab etwa 50 Euro im Monat für Teams.

Freelancer-Tool oder reine Zeiterfassung: was du wirklich brauchst

Nicht jeder Freelancer braucht eine All-in-One-Suite. Wer nur wissen will, wie viele Stunden pro Kunde geflossen sind, kommt mit einem schlanken Timer und einem CSV-Export weit. Wer Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Buchhaltung aus einem Tool heraus schreiben will, findet die Kombination weiter unten im Abschnitt „Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung: ein Tool oder zwei Werkzeuge".

Als Orientierung: bis zu drei parallele Kunden reichen ein Timer und eine von Hand geschriebene Rechnung. Ab fünf Kunden mit unterschiedlichen Stundensätzen lohnt sich eine Software, die aus den erfassten Stunden die Rechnung baut. Ab zehn Projekten pro Monat zahlt sich der durchgehende Weg bis in die Buchhaltung aus, weil jeder manuelle Übertrag eine Fehlerquelle ist.

Mobile Zeiterfassung im Alltag

Wer beim Kunden, im Coworking oder unterwegs arbeitet, braucht eine App, die in zwei Sekunden den Timer startet. Alles andere führt dazu, dass du Stunden später aus dem Gedächtnis rekonstruierst, und genau dabei geht Geld verloren.

Die Apps der Anbieter funktionieren grundsätzlich. Unterschiede zeigen sich in Details: Toggl hat ein Widget für den iOS-Sperrbildschirm, Harvest bietet eine Apple-Watch-App, Clockify lässt dich Einträge per Sprache diktieren. zeit setzt auf einen schnellen Quick-Start: App öffnen, Projekt antippen, fertig. Am Mac läuft das als native App, am Telefon als installierbare Web-App, ohne Umweg über einen Store.

Praktisch ist auch eine Pomodoro- oder Erinnerungsfunktion. Wenn du vergisst, den Timer zu stoppen, fragt die App nach ein paar Stunden Inaktivität nach. Das verhindert die typische Situation, in der du am Abend 14 Stunden im Log stehen hast, weil der Timer beim Mittagessen einfach weiterlief.

Bei der Auswahl lohnt sich der Praxistest: lade die App, erfasse drei Tage echte Arbeit, prüfe Synchronisation und Akkuverbrauch. Wenn dich das Tool nach drei Tagen noch nicht nervt, ist es eine gute Wahl.

Projektzeit sauber erfassen: Tags, Freigabe und Berichte

Eine reine Stundenliste wird erst durch Tags, automatische Berichte und Kundenfreigabe zu einem belastbaren Abrechnungsdokument. Genau diese Bausteine sorgen dafür, dass am Monatsende keine Diskussionen mehr nötig sind.

Wichtig ist die Trennung nach Tätigkeitstypen: Beratung, Umsetzung und interne Arbeit sollten sich im Tool sauber taggen lassen, damit Berichte auswertbar bleiben und du bei Rückfragen zur Rechnung sofort Antworten hast. Der Timer sollte projekt- und tag-basiert laufen, ergänzt um manuelle Einträge für Tage, an denen du erst abends nacharbeitest. Beim Stundenzettel zählt das Layout: Datum, Aufgabe, Stundenzahl und eine kurze Beschreibung reichen für die meisten Kunden, exportiert als PDF oder CSV.

Automatische Berichte fassen Projektstunden pro Woche und Monat zusammen und zeigen Budgetauslastung und abrechenbare Quote. Toggl Track verschickt solche Reports auf Wunsch jeden Montagmorgen per E-Mail, so siehst du, ob ein Festpreisprojekt aus dem Ruder läuft, bevor es zu spät ist.

Die Kundenfreigabe ist der zweite Hebel gegen Streit über Rechnungen: Statt eine Rechnung zu schicken und auf Rückfragen zu warten, schickst du wöchentlich einen Stundenzettel zur Bestätigung. Harvest bietet dafür freigabefähige Links, bei denen der Kunde Zeilen einzeln abzeichnen kann. Was bestätigt ist, fließt automatisch in die nächste Rechnung. Ein festes Ritual hilft dabei: freitags den Stundenzettel der Woche abschicken, Freigabe bis Montag erbitten.

Integration mit Buchhaltung und Rechnung

Erfasste Stunden sind nur die halbe Miete. Erst wenn sie ohne Umweg in deine Rechnung und von dort in die Buchhaltung fließen, sparst du wirklich Zeit. Genau hier trennt sich brauchbare Software von hübschen Timern.

Im DACH-Raum sind Lexware Office, sevDesk und Buchhaltungsbutler die häufigsten Buchhaltungstools. Clockodo bindet sich direkt an sie an. zeit geht den anderen Weg und behält Rechnung und Buchhaltung im eigenen Haus: du markierst Stunden als abrechnungsbereit, erzeugst die Rechnung mit zwei Klicks, und der Steuerberater bekommt den Buchungsstapel für DATEV oder ADDISON. Für Toggl und Clockify gibt es Umwege über Zapier oder CSV-Import, das funktioniert, kostet aber Aufmerksamkeit.

DATEV-Export ist für alle relevant, die mit einem Steuerberater arbeiten. Die meisten Tools liefern das als CSV, einige direkt im DATEV-Format. Wer Umsatzsteuer-Voranmeldungen quartalsweise einreicht, will diese Brücke ohne Workarounds.

Achte auch auf den Umgang mit unterschiedlichen Steuersätzen, Reverse-Charge bei EU-Kunden und Kleinunternehmerregelung. Internationale Tools wie Harvest oder Toggl sind hier oft pauschal, deutsche Lösungen kennen die Sonderfälle. Wenn du Kunden in Österreich, der Schweiz und Deutschland hast, prüfe das vorab. Ein Blick in die Aufgabenverwaltung für Projekte zeigt dir, ob das Tool auch über die reine Zeiterfassung hinaus mitdenkt.

Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung: ein Tool oder zwei Werkzeuge

Ein Rechnungsprogramm mit integrierter Zeiterfassung spart Freelancern rund 2 bis 4 Stunden pro Monat, weil erfasste Zeiten ohne Copy-Paste in die Rechnung fließen. Genau dieser Aufwand entsteht sonst, wenn du erst in einem Zeit-Tool summierst, dann in der Rechnungssoftware die Positionen tippst und am Ende nochmal prüfst, ob Stundensätze und Projektzuordnung stimmen.

Anbieter wie Lexware Office, sevDesk und FastBill decken beides in einer Oberfläche ab. Ihre Zeiterfassung ist einfacher als bei Toggl oder Clockify, liefert aber genau die Datenpunkte, die für die Rechnung zählen: Projekt, Datum, Dauer, Beschreibung, Stundensatz. Für den deutschen Markt liegen die Preise Stand 2026 bei rund 10 bis 20 Euro netto pro Monat. Lexware Office hat DATEV-Anbindung und Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt integriert, sevDesk positioniert sich ähnlich mit schlankerem Interface, FastBill richtet sich stärker an Freelancer und kleine Agenturen mit besserer Projektabrechnung.

Der Zwei-Tool-Stack aus Toggl oder Clockify plus einer Buchhaltungssoftware bleibt sinnvoll, wenn du mehr als drei parallele Kunden mit unterschiedlichen Reporting-Anforderungen hast, wenn Kunden einen eigenen Zugang zum Timer verlangen, oder wenn nicht abrechenbare Aufgaben wie interne Weiterbildung sauber von Kundenzeit getrennt bleiben sollen. Die Brücke zwischen beiden Tools läuft dann über CSV-Export oder eine Zapier-Verbindung.

Bei der Wahl zählen sieben Kriterien: Projektstruktur mit eigenem Stundensatz pro Kunde, Timer plus manuelle Erfassung, Trennung abrechenbar/nicht abrechenbar, GoBD-konforme Rechnungsnummern, E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format (seit 1. Januar 2025 müssen deutsche B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können), DATEV-Export für den Steuerberater und eine mobile App.

DSGVO, Serverstandort und Auftragsverarbeitung

Bei der Zeiterfassung verarbeitest du Arbeits- und teils Kundendaten, Datenschutz ist deshalb kein Nebenschauplatz. Drei Punkte entscheiden.

Erstens der Serverstandort. Anbieter mit Hosting in der EU reduzieren die Komplexität spürbar: Toggl Track ist ein estnisches Unternehmen und hostet in der EU, Clockodo betreibt Server in Deutschland. Harvest ist US-basiert, dort braucht es eine Prüfung des Drittlandtransfers, auch unter dem EU-US Data Privacy Framework.

Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag. Seriöse Anbieter stellen ihn als PDF oder im Account bereit. Ohne AVV ist die Nutzung formal angreifbar, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Drittens der eigene Umgang mit Daten: Schreibe in Zeiteinträge keine Klarnamen oder vertraulichen Inhalte, sondern Projektkürzel. Das entschärft die Frage, wo die Daten liegen, ganz ohne Vertragstext.

Kostenlose Tarife: was sie leisten und wo sie enden

Fast jeder seriöse Anbieter lässt dich testen oder bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit klaren Grenzen. Nutze die Zeit, um echte Arbeit zu erfassen, nicht um Demodaten zu klicken.

Die Grenzen der Gratis-Tarife fallen meist erst nach Monaten auf, und immer an derselben Stelle. Toggl Track speichert die Berichtshistorie unbegrenzt, verschickt geplante Reports an Kunden aber erst im Bezahlplan. Clockify exportiert umfangreich, deckelt jedoch gespeicherte Berichtsvorlagen. Harvest macht die Rechnungsstellung erst in der Bezahlversion komfortabel. Der teuerste Punkt sind Integrationen: Anbindungen an Lexware Office, sevDesk oder FastBill sind häufig zahlenden Nutzern vorbehalten. Prüfe vor der Wahl, ob genau die Schnittstelle, die du brauchst, im kostenlosen Tarif funktioniert, sonst überträgst du Stunden später doch von Hand.

Clockify bleibt dauerhaft gratis für Einzelpersonen mit Basisfunktionen. Toggl Track gibt dir 30 Tage Premium-Test, danach fällst du in den Free-Tarif zurück. Harvest erlaubt 30 Tage kostenlos mit voller Funktion, danach einen Nutzer mit zwei Projekten gratis. zeit bietet 7 Tage Vollzugriff, danach wechselt der Account in einen eingeschränkten Modus: Daten bleiben einsehbar und exportierbar, neue Einträge gibt es erst wieder nach dem Upgrade.

Ein paar Empfehlungen für die Testphase: erfasse mindestens eine ganze Arbeitswoche, schreibe eine Testrechnung, exportiere Daten in dein Buchhaltungstool, probiere die mobile App an einem Tag, an dem du tatsächlich unterwegs bist. Erst dann weißt du, ob das Tool zu deinem Workflow passt.

Vermeide die häufigste Falle: ein Tool installieren, drei Klicks machen, das Tab schließen. Eine Zeiterfassung wirkt erst nach ein paar Tagen Routine. Wenn du nach einer Woche weißt, wo deine Zeit hinging und wie viel du in Rechnung stellen kannst, hast du die richtige Wahl getroffen.