Zeiterfassung für Freelancer: Software im Vergleich

Du arbeitest für drei Kunden gleichzeitig, hast unterschiedliche Stundensätze und fragst dich am Monatsende, wie viele Stunden du für wen geleistet hast. Genau dann entscheidet eine Software zur Zeiterfassung für Freelancer darüber, ob deine Rechnung auf Zahlen oder auf Bauchgefühl beruht.

Diese Seite vergleicht Clockify, Toggl Track, Harvest, Clockodo und zeit nach dem, was Freiberufler im Alltag brauchen: schnelle Erfassung, korrekte Abrechnung, Anbindung an die Buchhaltung, Preis, Gratis-Tarif und mobile Nutzung. Grundlage sind die Preis- und Funktionsseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026. Die fremden Tools haben wir nicht selbst im Arbeitsalltag getestet, und zeit ist unser eigenes Produkt, das solltest du beim Lesen wissen. Ob du überhaupt zur Aufzeichnung verpflichtet bist, klärt der Beitrag zur Zeiterfassungspflicht für Freelancer.

Was eine Zeiterfassung für Freelancer können muss

Eine brauchbare Software trennt Kunden, Projekte und Stundensätze sauber, läuft mobil und liefert die Daten an deine Rechnung. Ein Tool, das nur eine Stoppuhr bietet, kann nicht mehr als die Uhr deines Telefons.

Konkret sollte sie mehrere Kunden parallel verwalten, pro Projekt einen eigenen Stundensatz hinterlegen, abrechenbare von nicht abrechenbarer Zeit trennen und Berichte nach Zeitraum und Kunde filtern. Wie du den Satz selbst festlegst, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen als Freelancer.

Wer Pauschalen mit Stundenkontingent verkauft, will sehen, wann das Kontingent aufgebraucht ist, bevor der Kunde es bemerkt. Prüfe deshalb, ob ein Tool Budgets pro Projekt anzeigt und in welchem Tarif.

Die Tools im direkten Vergleich

Der Vergleich umfasst vier verbreitete Anbieter und zeit, ausgewählt nach Gratis-Tarif, Rechnungsmodul und Anbindung an die Buchhaltung. Eine Aussage über Marktanteile ist diese Auswahl nicht.

Clockify

Clockify ist für bis zu fünf Nutzer dauerhaft gratis und schreibt Rechnungen erst im Bezahltarif. Für Soloselbstständige reicht der Gratis-Tarif mit Projekten und einfachen Berichten oft aus. Der Tarif Basic kostet laut Preisseite 3,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, monatlich 4,99 US-Dollar, die Testphase dauert 7 Tage.

Toggl Track

Toggl Track ist für bis zu drei Nutzer kostenlos, für die Rechnung exportierst du die Stunden als CSV oder PDF. Der Tarif Starter kostet laut Preisseite 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, monatlich 12 US-Dollar, und bringt Abrechnungssätze, Tags und Meilensteine dazu. Die Testphase dauert 30 Tage. Die exportierten Stunden übernimmst du zum Beispiel in Lexware Office oder sevDesk.

Harvest

Harvest erzeugt die Rechnung direkt aus den erfassten Zeiten und ist stark auf englischsprachige Buchhaltung ausgerichtet. Gratis gibt es einen Nutzer mit zwei Projekten. Teams kostet laut Preisseite ab 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, monatlich ab 11 US-Dollar, mit 30 Tagen Testphase. QuickBooks und Xero sind angebunden, für DATEV brauchst du Umwege.

Clockodo

Clockodo konzentriert sich auf den deutschsprachigen Raum und bringt Schnittstellen zu Lexware Office und sevDesk mit. Für Einzelnutzer gibt es einen Gratis-Tarif. Laut Preisseite kostet Basic 4 Euro, Pro 10 Euro und Pro Plus 12 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils netto. Jährliche Abrechnung bringt 5 Prozent Rabatt, die Testphase dauert 14 Tage.

zeit

zeit ist unser eigenes Tool und auf Freelancer und Selbstständige im deutschsprachigen Raum zugeschnitten. Du hinterlegst Stundensätze pro Projekt, erfasst Zeiten in der nativen Mac-App oder in der installierbaren Web-App am Telefon und erzeugst daraus Rechnungen mit ZUGFeRD. Der Export als Buchungsstapel für DATEV oder ADDISON ist in einer geschlossenen Pilotphase und wird einzelnen Konten freigeschaltet. Nach 7 Tagen kostenlosem Test wählst du zwischen Monatszahlung, Jahreszahlung und Einmalkauf. Eine Pomodoro-Funktion oder eine Erinnerung bei Inaktivität hat zeit nicht.

Was Zeiterfassung wirklich kostet

Die Spanne reicht von dauerhaft kostenlos bis zu einem niedrigen zweistelligen Betrag pro Nutzer und Monat. Wer nur eigene Projektzeiten festhält, braucht keine Teamfunktionen mit Freigabeabläufen.

Üblich sind drei Modelle: das Abo pro Nutzer, bei dem jährliche Zahlung günstiger ist als monatliche, ein dauerhaft kostenloser Grundtarif mit kostenpflichtigen Zusatzfunktionen und die Einmalzahlung, die zeit neben Monats- und Jahrespreis anbietet. Achte darauf, welche Funktionen erst in höheren Tarifen stehen, etwa erweiterte Auswertungen oder Schnittstellen zur Buchhaltung.

Bei Clockodo sinken alle Preise bei jährlicher Zahlung um 5 Prozent. Stand der Preise: Oktober 2026, laut Anbieterseiten: Toggl Track, Clockify, Harvest, Clockodo. Preise ändern sich, prüfe vor der Entscheidung die aktuelle Seite des Anbieters.

Mobile Zeiterfassung im Alltag

Wer beim Kunden oder unterwegs arbeitet, braucht eine App, die die Erfassung in Sekunden startet. Sonst rekonstruierst du Stunden später aus dem Gedächtnis, und dabei geht abrechenbare Zeit verloren.

Die internationalen Anbieter setzen auf eigene Apps fürs Telefon. zeit läuft am Mac als native App und am Telefon als installierbare Web-App vom Startbildschirm. Ein vergessener Stopp bleibt bei jedem Tool ein Risiko, deshalb lohnt sich vor Feierabend ein kurzer Blick auf die Einträge des Tages.

Projektzeit sauber erfassen: Schlagwörter, Freigabe und Berichte

Eine Stundenliste wird erst durch Schlagwörter, regelmäßige Berichte und Kundenfreigabe zu einem belastbaren Abrechnungsdokument. Diese Bausteine verhindern Diskussionen am Monatsende.

Trenne Beratung, Umsetzung und interne Arbeit per Schlagwort, damit du Rückfragen zur Rechnung sofort beantworten kannst. Für Tage, an denen du abends nacharbeitest, brauchst du neben der Stoppuhr manuelle Einträge. Auf dem Stundenzettel reichen meist Datum, Aufgabe, Stundenzahl und eine kurze Beschreibung, exportiert als PDF oder CSV.

In der Praxis hilft ein festes Ritual: freitags den Stundenzettel der Woche an den Kunden schicken und die Bestätigung bis Montag erbitten. Was bestätigt ist, geht in die nächste Rechnung, und du siehst früh, ob ein Festpreisprojekt aus dem Ruder läuft.

Integration mit Buchhaltung und Rechnung

Erfasste Stunden sparen erst dann Zeit, wenn sie ohne Abtippen in die Rechnung und von dort in die Buchhaltung fließen. Hier trennt sich brauchbare Software von hübschen Stoppuhren.

Clockodo bindet laut Anbieterseite Lexware Office und sevDesk direkt an. Bei zeit markierst du Stunden als abrechnungsbereit, erzeugst die Rechnung und übergibst die Daten per CSV oder über den DATEV- und ADDISON-Export (geschlossene Pilotphase, für einzelne Konten freigeschaltet) an deinen Steuerberater. Toggl Track und Clockify übergeben per CSV-Export, das funktioniert, kostet aber bei jedem Monatsabschluss Aufmerksamkeit.

Internationale Tools behandeln Sonderfälle wie die Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei EU-Kunden oder die Kleinunternehmerregelung oft pauschal. Was auf der Rechnung stehen muss, erklärt der Ratgeber zu den Pflichtangaben auf Freiberufler-Rechnungen.

Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung: ein Tool oder zwei

Ein Rechnungsprogramm mit integrierter Zeiterfassung spart dir das Übertragen der Stunden, zwei getrennte Tools lohnen sich nur bei besonderen Anforderungen. Jeder manuelle Übertrag ist eine Fehlerquelle bei Stundensatz und Projektzuordnung.

Harvest und zeit erzeugen die Rechnung direkt aus den erfassten Zeiten. Aus der anderen Richtung kommen Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevDesk und FastBill mit einfachen Zeiterfassungsmodulen, die für kleine Projektzahlen reichen. Zwei getrennte Werkzeuge, etwa Toggl Track oder Clockify plus Buchhaltungssoftware, sind sinnvoll, wenn Kunden eigene Zugänge zur Zeiterfassung verlangen oder du sehr detaillierte Auswertungen brauchst.

Prüfe außerdem die E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt stufenweise 2027 und 2028 (Bundesfinanzministerium). Ein Tool mit XRechnung oder ZUGFeRD erspart dir später den Wechsel.

DSGVO, Serverstandort und Auftragsverarbeitung

Zeiteinträge enthalten Arbeits- und oft Kundendaten, deshalb gehören Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag zur Auswahl. Bei US-Anbietern wie Harvest kommt die Prüfung des Drittlandtransfers hinzu, Clockodo wirbt mit Servern in Deutschland.

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag, verlangt die DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Unabhängig davon hilft eine einfache Regel: Schreibe in Zeiteinträge Projektkürzel statt Klarnamen oder vertraulicher Inhalte.

Kostenlose Tarife: was sie leisten und wo sie enden

Fast jeder Anbieter lässt dich testen, mehrere bieten einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit klaren Grenzen. Diese Grenzen fallen meist erst nach Monaten auf, oft bei den Integrationen.

Anbindungen an Lexware Office, sevDesk oder FastBill sind häufig zahlenden Nutzern vorbehalten, prüfe also vorher, ob genau deine Schnittstelle im Gratis-Tarif funktioniert. Clockify bleibt für bis zu fünf Nutzer gratis, Toggl Track für bis zu drei, Harvest für einen Nutzer mit zwei Projekten, Clockodo für Einzelnutzer. zeit bietet 7 Tage Vollzugriff, danach bleiben deine Daten einsehbar und exportierbar, neue Einträge gibt es erst mit einem Bezahltarif.

Nutze die Testphase mit echter Arbeit statt mit Demodaten: Erfasse eine ganze Woche, schreibe eine Testrechnung, exportiere in dein Buchhaltungstool und nimm die App an einem Tag mit, an dem du unterwegs bist. Erst dann weißt du, ob das Tool zu deinem Arbeitsablauf passt.