Stundensatz berechnen: Freelancer-Formel mit Rechenbeispiel

Viele Freelancer ziehen ihren Stundensatz aus dem Bauch. Das geht eine Weile gut, bis Steuernachzahlung, kaputter Laptop und ein kranker Monat auf einmal kommen, und dann fehlt das Polster. Ein realistisch kalkulierter Stundensatz ist die Grundlage dafür, dass du nach drei Jahren noch Lust auf den Job hast, und die einzige verlässliche Antwort auf die Frage, wie viel von deinem Honorar am Ende übrig bleibt. Hier findest du die Formel, die typischen Stolperfallen und einen Weg, dein Ergebnis am Markt zu prüfen. Den Rechner findest du ganz oben auf dieser Seite, er nutzt dieselbe Formel.

Stundensatz berechnen: Freelancer-Formel Schritt für Schritt

Dein Stundensatz ergibt sich aus dem Bruttobedarf, den dein Geschäft decken muss, geteilt durch die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst. Der Rechner oben auf dieser Seite arbeitet genau so:

1. Abrechenbare Stunden = Arbeitstage × 8 × abrechenbarer Anteil
2. Bruttobedarf = Nettozielgehalt / (1 minus Abgabenquote) + Fixkosten
3. Mindeststundensatz = Bruttobedarf / abrechenbare Stunden
4. Zielsatz = Mindeststundensatz × 1,15 (15 Prozent Puffer für Leerlauf und Risiko)

Mit den Standardwerten des Rechners, die frei gewählte Annahmen und keine Marktdaten sind: 220 Arbeitstage, 65 Prozent abrechenbar, 60.000 Euro Nettozielgehalt, 40 Prozent Abgabenquote, 6.000 Euro Fixkosten.

• Abrechenbare Stunden: 220 × 8 × 0,65 = 1.144
• Bruttobedarf: 60.000 / (1 minus 0,40) + 6.000 = 100.000 + 6.000 = 106.000 Euro
• Mindeststundensatz: 106.000 / 1.144 = 92,66, gerundet 93 Euro
• Zielsatz: 92,66 × 1,15 = 106,56, gerundet 107 Euro

Du teilst nicht durch eine theoretische Vollzeit-Jahresarbeitszeit, sondern durch die Stunden, die du Kunden tatsächlich berechnen kannst. Wer mit 50 Euro startet, deckt in diesem Beispiel nicht einmal den Mindestbedarf.

Annahmen und Grenzen: Die Abgabenquote ist eine flache Vereinfachung. Die tatsächliche Einkommensteuer ist progressiv nach § 32a EStG, Kranken- und Rentenversicherung unterscheiden sich je nach Tarif und Berufsgruppe, und Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, Freiberufler nach § 18 EStG dagegen nicht. Eine Pauschale von 40 Prozent ist deshalb ein Rechenanker, kein für dich passender Wert. Eine erste Einschätzung deiner Einkommensteuer liefert der Steuerrechner des BMF, eine belastbare Zahl deine Steuerberatung.

Was bleibt übrig: die Rechnung rückwärts

Der Stundensatz ist das eine, das Nettogehalt am Monatsende das andere. Wer die Rechnung nur in eine Richtung macht, erlebt bei der Steuererklärung böse Überraschungen.

Kehr die Formel um und rechne wie ein Gehaltsrechner. Mit dem Mindeststundensatz von 92,66 Euro und 1.144 abrechenbaren Stunden ergibt sich ein Jahresumsatz von 106.000 Euro. Nach 6.000 Euro Fixkosten bleiben 100.000 Euro, nach 40 Prozent pauschaler Abgaben 60.000 Euro netto. Das ist genau dein Nettozielgehalt, der Satz deckt also gerade deinen Bedarf, ohne Reserve.

Mit dem Zielsatz von 106,56 Euro sind es 1.144 × 106,56 = 121.904 Euro Umsatz, nach Fixkosten 115.904 Euro und nach 40 Prozent Abgaben rund 69.500 Euro netto. Der Puffer ist also Spielraum für Leerlauf, Rücklagen und Risiko. Ob die Abgaben im Einzelfall höher oder niedriger ausfallen, hängt von deinem tatsächlichen Gewinn und deiner Versicherung ab.

Fixkosten ehrlich aufschlüsseln

Fixkosten sind die unsichtbare Hälfte deines Stundensatzes. Wer hier schludert, subventioniert seine Kunden aus eigener Tasche.

In der Formel stehen unter Fixkosten die betrieblichen Ausgaben. Kranken- und Rentenversicherung stecken bereits in der pauschalen Abgabenquote und gehören nicht noch einmal hierhin. Schreib dir alles auf, was im Betrieb regelmäßig abgeht: Berufshaftpflicht und Rechtsschutz, Bürokosten oder anteilige Miete, Software-Abos für Buchhaltung, Design oder Entwicklung, Internet und Telefon, Steuerberatung, Weiterbildung und Fachliteratur, Abschreibung auf Hardware.

Dazu kommen unregelmäßige Posten wie Konferenzen, neue Geräte oder eine Überarbeitung deiner Website. Nimm die Summe der letzten zwölf Monate aus deiner Buchhaltung als Ausgangspunkt, nicht eine Schätzung aus dem Gedächtnis, denn das ist die Basis, die dein Geschäft erwirtschaften muss, bevor du den ersten Euro für dich verdienst.

Abrechenbare Stunden realistisch ansetzen

Acht Stunden pro Tag mal 220 Tage sind keine abrechenbaren Stunden. Wer so rechnet, kommt nie auf seinen Zielumsatz.

Ein Jahr hat rund 261 Werktage von Montag bis Freitag. Die 220 Arbeitstage im Rechner setzen voraus, dass etwa 41 davon auf Urlaub, Feiertage und Krankheit entfallen. Von den acht Stunden pro Arbeitstag gehen Akquise, Angebote, Buchhaltung, E-Mails, Weiterbildung und Verwaltung ab, im Standardwert bleiben 5,2 abrechenbare Stunden pro Tag.

Im ersten Jahr der Selbstständigkeit sind es oft weniger, weil Akquise mehr Zeit frisst. Eine Zeiterfassung für Freelancer, die abrechenbare und interne Stunden trennt, zeigt dir nach drei Monaten, ob deine Annahme zur Auslastung stimmt.

Dein Ergebnis am Markt prüfen

Deine Rechnung sagt dir, was du brauchst. Der Markt sagt dir, was du bekommen kannst, und beides muss zusammenpassen.

Als Orientierung dient vielen der jährliche Freelancer-Kompass von freelancermap, eine Befragung unter Freelancern mit Auswertungen nach Fachgebiet. Ein Durchschnittswert verdeckt allerdings die Streuung: Der Satz folgt der Knappheit einer Kompetenz, nicht der Komplexität der Arbeit. Aussagekräftiger für dich sind aktuelle Ausschreibungen in deiner Nische und die Sätze, die du in den letzten Verhandlungen tatsächlich durchgesetzt hast.

Daraus leitest du dein Mindesthonorar ab: Es ist der höhere Wert aus deinem Mindeststundensatz und dem unteren Rand dessen, was in deiner Nische gezahlt wird. Liegt deine Rechnung deutlich über dem Markt, schärfe die Positionierung oder senke Kosten, liegt sie darunter, lass kein Geld liegen. Auf den Nettostundensatz kommen 19 Prozent Umsatzsteuer nach § 12 UStG, außer du nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Was dabei auf der Rechnung stehen muss, erklärt der Leitfaden zu den Pflichtangaben auf Freiberufler-Rechnungen.

Was den Satz nach oben oder unten zieht

Erfahrung wird überschätzt, Spezialisierung unterschätzt. Nach einigen Jahren im Beruf bringen weitere Jahre kaum noch Aufschlag, während eine gefragte Nische den Satz spürbar anhebt. Ein Generalist mit langer Laufbahn setzt deshalb oft weniger durch als ein Spezialist mit halb so viel Erfahrung.

Auch Kundenbranche und Vertragsweg verschieben den Satz. Stark regulierte Branchen zahlen häufig besser, verlangen dafür aber aufwendigere Einarbeitung und strengere Vorgaben. Beim Endkunden direkt bleibt in der Regel mehr hängen als über eine Vermittlung, die ihren Anteil einbehält. Kurze Einsätze rechtfertigen einen Aufschlag, weil Einarbeitung und Akquise auf weniger Stunden verteilt werden.

Ein praktisches Signal: Wer mehrere Angebote in Folge ohne jede Gegenwehr zugesagt bekommt, hat wahrscheinlich zu niedrig angesetzt.

Beispielrechnungen nach Fachbereich

Dieselbe Formel, drei Berufsbilder, drei sehr verschiedene Ergebnisse. Alle Beispiele nutzen 40 Prozent Abgabenquote und 15 Prozent Puffer, die übrigen Werte sind frei gewählte Annahmen zur Illustration.

• Erfahrene Softwareentwicklung: 72.000 Euro Nettozielgehalt, 8.000 Euro Fixkosten, 220 Tage, 70 Prozent abrechenbar, also 1.232 Stunden. Bruttobedarf 128.000 Euro, Mindestsatz 103,90 Euro, Zielsatz 119,48 Euro.
• Grafikdesign: 42.000 Euro Nettozielgehalt, 5.000 Euro Fixkosten, 220 Tage, 60 Prozent abrechenbar, also 1.056 Stunden. Bruttobedarf 75.000 Euro, Mindestsatz 71,02 Euro, Zielsatz 81,68 Euro.
• Beratung mit viel Akquise und Reisezeit: 90.000 Euro Nettozielgehalt, 12.000 Euro Fixkosten, 200 Tage, 50 Prozent abrechenbar, also 800 Stunden. Bruttobedarf 162.000 Euro, Mindestsatz 202,50 Euro, Zielsatz 232,88 Euro.

Den größten Hebel hat die Auslastung: Bei 106.000 Euro Bruttobedarf liegt der Mindestsatz bei 1.000 abrechenbaren Stunden bei 106 Euro, bei 1.300 Stunden bei 81,54 Euro. Das sind rund 23 Prozent weniger, ohne dass sich am Zielgehalt etwas ändert.

Stundensatz regelmäßig nachschärfen

Ein Stundensatz ist keine einmalige Entscheidung, er gehört mindestens einmal im Jahr auf den Prüfstand.

Inflation, neue Fähigkeiten und veränderte Nachfrage verschieben deinen fairen Satz jedes Jahr. Prüfe zu Jahresbeginn die Zahlen des Vorjahres: Wie viele Stunden hast du tatsächlich abgerechnet, wie hoch waren die Betriebskosten, was blieb netto übrig? Liegt dein effektiver Stundensatz unter der Kalkulation, hast du zu viele unbezahlte Stunden geleistet oder Rabatte gegeben, die du dir nicht leisten konntest.

Eine Anhebung schlägt direkt auf deinen Gewinn durch, weil die Fixkosten gleich bleiben. Wer von 90 auf 100 Euro geht, verdient bei 1.144 Stunden 11.440 Euro mehr im Jahr, ohne länger zu arbeiten.

Stundensatz erhöhen: Timing und Argumente

Eine Preiserhöhung ist kein heikler Ausnahmefall, sondern ein regelmäßiger Teil deiner Kalkulation. Plane sie als festen Ablauf, nicht als spontanen Satz im Kundengespräch.

Kündige die Erhöhung mindestens acht Wochen vor Projektstart oder Jahreswechsel schriftlich an, damit Kunden sie in ihre Budgetplanung aufnehmen können. Für laufende Projekte greift der neue Satz meist erst ab dem Folgeauftrag. Kleine jährliche Anpassungen stoßen selten auf Widerstand, für größere Sprünge brauchst du einen erkennbaren Grund wie eine Zertifizierung oder ein neues Spezialgebiet.

Argumentiere mit Marktdaten, zusätzlicher Qualifikation und gestiegener Nachfrage. Persönliche Kosten wie eine höhere Miete sind kein Argument für den Kunden. Nenne den neuen Satz konkret in Euro statt als Prozentwert, etwa so: "Zum kommenden Jahreswechsel passe ich meinen Stundensatz von [bisheriger Satz] auf [neuer Satz] an. Der neue Satz gilt für Aufträge ab diesem Datum, bestehende Zusagen bleiben unverändert."

Lehnt ein Kunde ab, kannst du den alten Satz befristet halten, den Leistungsumfang reduzieren oder die Trennung akzeptieren. Nimm den neuen Satz nicht still zurück, das signalisiert allen Kunden, dass deine Preise verhandelbar sind. Eine saubere Zeiterfassung pro Kunde und Projekt zeigt dir, welche Kunden profitabel sind und was eine Erhöhung bewirkt.