Freiberufler-Rechnung: Pflichtangaben korrekt umsetzen

Eine falsch ausgestellte Rechnung kostet dich nicht nur Zeit, sondern im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug deines Kunden und damit den Auftrag beim nächsten Projekt. Das deutsche Umsatzsteuergesetz schreibt in §14 UStG genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen, und die Finanzämter prüfen das bei Betriebsprüfungen konsequent. Für Freiberufler gelten dabei dieselben Anforderungen wie für Gewerbetreibende, mit einer Ausnahme: Statt eines Gewerbescheins reicht die Tätigkeit nach §18 EStG, und die Steuernummer kommt vom zuständigen Wohnsitzfinanzamt. Wer rechtssicher arbeiten will, sollte die Pflichtangaben einmal sauber lernen und in seine Vorlage einbauen.

Welche Pflichtangaben das Gesetz vorschreibt

§14 UStG verlangt zehn Pflichtangaben auf jeder Rechnung über mehr als 250 Euro brutto. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Das hat vor allem für deinen Kunden Folgen, weil er ohne korrekte Rechnung den Vorsteuerabzug verliert. Du selbst riskierst Rückfragen bei Betriebsprüfungen und musst die Rechnung nachträglich berichtigen.

Konkret gehören dazu: dein vollständiger Name und deine Anschrift als Leistungserbringer, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die USt-IdNr, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, der anzuwendende Steuersatz sowie der darauf entfallende Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiungen ist zusätzlich ein Hinweis auf den entsprechenden Befreiungsgrund nötig.

Die offizielle Übersicht zu Rechnungen des Bundesministeriums der Finanzen fasst die Anforderungen ebenfalls zusammen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto erlaubt §33 UStDV Vereinfachungen: Name und Anschrift des Empfängers, Rechnungsnummer und Leistungsdatum können entfallen, der Steuersatz bleibt aber Pflicht.

Rechnungsnummer, Steuernummer und USt-IdNr im Detail

Drei Angaben werden in der Praxis am häufigsten falsch gemacht: die Rechnungsnummer, die Steuernummer und die USt-IdNr. Hier lohnt sich ein genauer Blick, weil kleine Fehler große Wirkung haben.

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend, einmalig und lückenlos vergeben sein. Das Format ist frei wählbar, du kannst Ziffern, Buchstaben, Bindestriche oder Jahreszahlen kombinieren, etwa "2026-0042" oder "RE-2026-04-007". Wichtig ist nur, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange sie systematisch geführt werden.

Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt nach der Anmeldung deiner freiberuflichen Tätigkeit. Sie ist Pflicht auf jeder Rechnung an inländische Kunden. Hast du zusätzlich eine USt-IdNr beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt, reicht es, eine der beiden Nummern anzugeben. Bei Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland brauchst du zwingend die USt-IdNr, weil hier üblicherweise das Reverse-Charge-Verfahren greift. Den passenden Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" musst du dann ergänzen. Ein Steuersatz wird nicht ausgewiesen, die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar.

Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung und häufige Fehler

Das Leistungsdatum vergessen Freiberufler besonders häufig, dabei ist es nach §14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verpflichtend. Es darf mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen, dann reicht der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Bei Projekten über mehrere Wochen gibst du den Leistungszeitraum an, etwa "01.03.2026 bis 31.03.2026".

Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass ein außenstehender Prüfer versteht, was geleistet wurde. Pauschale Formulierungen wie "Beratungsleistung" oder "Diverse Arbeiten" lehnt das Finanzamt regelmäßig ab. Schreibe stattdessen "Konzeption und Umsetzung der Landingpage für Produkt X, 14 Stunden à 95 Euro" oder verweise auf einen detaillierten Anhang. Wer mit Stundensätzen arbeitet, sollte zusätzlich eine Aufstellung beilegen; eine saubere Zeiterfassung für Freelancer macht das deutlich einfacher.

Die häufigsten Fehler in der Praxis: fehlendes Leistungsdatum, unklare Leistungsbeschreibung, doppelte Rechnungsnummern nach Jahreswechsel, falscher Steuersatz bei ermäßigt besteuerten Leistungen (7 Prozent etwa für schriftstellerische Werke nach §12 Abs. 2 UStG), fehlende USt-IdNr bei EU-Rechnungen sowie der vergessene §19-Hinweis bei Kleinunternehmern. Auch das Datum der Anzahlung muss bei Vorauszahlungen separat ausgewiesen sein. Eine strukturierte Projektabrechnung als Freelancer reduziert diese Fehler deutlich.

Sonderregeln für Kleinunternehmer nach §19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und muss das auf der Rechnung kenntlich machen. Seit der Reform 2025 gilt: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht übersteigen, der laufende Jahresumsatz nicht 100.000 Euro. Wird die 100.000-Euro-Grenze unterjährig überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort mit dem Umsatz, der die Grenze sprengt.

Auf der Rechnung selbst entfallen damit drei Angaben: Steuersatz, Steuerbetrag und der separate Ausweis des Nettobetrags. Stattdessen schreibst du nur den Gesamtbetrag und ergänzt einen Hinweis wie "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet". Alle anderen Pflichtangaben bleiben bestehen, also auch die Steuernummer, die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Eine USt-IdNr brauchst du als Kleinunternehmer nur, wenn du Leistungen an Geschäftskunden im EU-Ausland erbringst.

Wichtig: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese nach §14c UStG dem Finanzamt, obwohl er sie eigentlich nicht hätte berechnen dürfen. Solche Fehler sind teuer und lassen sich nur durch eine Rechnungskorrektur beheben. Mehr Hintergrund zur Preisgestaltung ohne Umsatzsteuer findest du im Leitfaden zum Stundensatz berechnen als Freelancer.

Excel-Vorlage: Aufbau und Grenzen

Wer Rechnungen ohne Software schreibt, greift meist zu Excel. Das funktioniert, wenn die Vorlage sauber aufgebaut ist: oben ein Kopfbereich mit Namen, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN und BIC, in der Mitte eine Positionstabelle mit Beschreibung, Menge oder Stunden und Einzelpreis, unten die Summenzeilen für Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Vier Formeln reichen für die Berechnung: die Zeilensumme, die Nettosumme über alle Positionen, die Umsatzsteuer als Prozentsatz der Nettosumme und der Bruttobetrag als deren Summe. Kleinunternehmer lassen die Steuerzeile weg und ergänzen stattdessen den Hinweis auf §19 UStG, der Bruttobetrag entspricht dann dem Nettobetrag.

Excel stößt an Grenzen, sobald du regelmäßig mehr als etwa 15 Rechnungen im Monat schreibst: Rechnungsnummern werden fehleranfällig, offene Posten und Mahnungen lassen sich kaum noch manuell überblicken. Wichtiger ist die E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können, für den Versand gelten gestaffelte Fristen bis 2028. Eine per Excel erzeugte PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm, sondern nur eine bildhafte Darstellung, und reicht im B2B-Bereich langfristig nicht mehr aus. Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit und müssen E-Rechnungen nur empfangen können. Speichere jede Excel-Rechnung zusätzlich als PDF, denn ein reines Excel-Original erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.

Rechnung als Subunternehmer schreiben

Arbeitest du nicht für den Endkunden, sondern für einen Generalunternehmer oder Hauptauftragnehmer, gelten zusätzlich zu den zehn Pflichtangaben zwei Besonderheiten. Erstens der Auftragsbezug: Die Rechnung muss die Auftrags-, Bestell- oder Projektnummer des Auftraggebers nennen, sonst landet sie in der Rückfrage-Schleife. Zweitens der Leistungsnachweis: Bauunternehmen und Agenturen erwarten fast immer eine Anlage, aus der hervorgeht, was du wann für welches Gewerk oder Teilprojekt gemacht hast, etwa ein Stundenzettel mit Datum, Zeiten und Tätigkeit oder bei Werkleistungen ein Aufmaß beziehungsweise Abnahmeprotokoll.

Bei der Umsatzsteuer entscheidet die Art der Leistung. Im Regelfall weist du wie gewohnt 19 Prozent aus. Bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer verlagert §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG die Steuerschuld auf den Auftraggeber (Reverse Charge): Du weist keine Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG". Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, üblicherweise über eine Freistellungsbescheinigung nachgewiesen. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du ebenfalls keine Umsatzsteuer aus, bei Bauleistungen an einen Bauunternehmen greift aber trotzdem §13b statt §19. Kläre die steuerliche Behandlung vor der ersten Rechnung mit dem Auftraggeber, denn eine falsch ausgestellte Rechnung muss nachträglich korrigiert werden.

Aufbewahrung, E-Rechnung und Korrekturen

Rechnungen musst du nach §147 AO acht Jahre aufbewahren (verkürzt seit 2025), ab 2025 schrittweise auch elektronisch im strukturierten Format. Seit dem 1. Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können; die verpflichtende Ausstellung folgt gestaffelt bis 2028. Für Freiberufler bedeutet das: Du musst E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 verarbeiten können, eine PDF allein gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung. Details dazu hat das Bundesministerium der Finanzen zur E-Rechnung veröffentlicht.

Stellst du nachträglich einen Fehler fest, gibt es zwei Wege: Eine Rechnungsberichtigung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung oder eine Stornorechnung mit neuer Rechnungsnummer und anschließend eine korrekte Neuausstellung. Reine Ergänzungen einzelner Angaben sind ebenfalls möglich, müssen aber eindeutig auf die Originalrechnung verweisen. Wichtig ist, dass du die ursprüngliche Rechnungsnummer nie überschreibst oder löschst, sonst entsteht eine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung, die bei einer Prüfung sofort auffällt.

Für die laufende Praxis empfiehlt sich eine Rechnungssoftware mit hinterlegten Pflichtangaben und automatischer Nummernvergabe, etwa Lexware Office, sevDesk oder FastBill. Auch ein sauberes Word- oder Excel-Template funktioniert, solange du jede Rechnung vor dem Versand gegen die Pflichtangaben-Checkliste prüfst. Wer 50 oder mehr Rechnungen pro Jahr schreibt, spart mit einer dedizierten Lösung pro Rechnung rund 5 bis 10 Minuten, das summiert sich schnell auf mehrere Arbeitstage im Jahr.