Bei der Freiberufler-Rechnung Pflichtangaben vollständig erfüllen

Wer bei der Freiberufler-Rechnung Pflichtangaben vergisst, riskiert vor allem den Vorsteuerabzug seines Kunden und damit oft auch den nächsten Auftrag. Welche Angaben auf die Rechnung gehören, regelt §14 Abs. 4 UStG, und für Freiberufler gilt derselbe Katalog wie für Gewerbetreibende. Den Unterschied machen deine umsatzsteuerliche Stellung und der Betrag: Kleinunternehmer arbeiten mit dem kürzeren Katalog des §34a UStDV, und für Kleinbeträge gibt es Erleichterungen. Mit dem Grenzen-Check oben prüfst du, welche Variante für dich gilt.

Die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG

§14 Abs. 4 UStG zählt zehn Angaben auf, von denen acht auf jede Rechnung gehören und zwei nur in Sonderfällen. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und dein Kunde kann die Vorsteuer erst ziehen, wenn du sie berichtigt hast.

Auf jede Rechnung gehören: vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden (Nr. 1), deine Steuernummer oder USt-IdNr. (Nr. 2), das Ausstellungsdatum (Nr. 3), eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (Nr. 4), Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung (Nr. 5) und der Zeitpunkt der Leistung (Nr. 6). Dazu kommen das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt samt jeder im Voraus vereinbarten Minderung wie Skonto (Nr. 7) sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf (Nr. 8).

Nur im Sonderfall nötig sind der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden bei grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden (Nr. 9) und das Wort „Gutschrift“, wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt (Nr. 10).

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto reicht nach §33 UStDV ein verkürzter Katalog: dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Kundendaten, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum entfallen dann.

Rechnungsnummer, Steuernummer und USt-IdNr. richtig setzen

An Rechnungsnummer und Steuernummer bleiben formale Prüfungen am häufigsten hängen. Die Nummer muss einmalig sein und einer fortlaufenden Systematik folgen, das Format wählst du frei, etwa „2026-0042“ oder „RE-2026-04-007“. Mehrere Nummernkreise, zum Beispiel pro Kunde, sind erlaubt, solange keine Nummer doppelt vorkommt.

Die Steuernummer teilt dir das Finanzamt nach der Anmeldung deiner Tätigkeit zu. Hast du zusätzlich eine USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern, reicht eine der beiden. Bist du regelbesteuert und erbringst sonstige Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, schuldet in der Regel der Kunde die Steuer: Dann stehen deine und seine USt-IdNr. auf der Rechnung, kein deutscher Steuerbetrag, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ nach §14a UStG.

Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Stundennachweis

Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass ein Prüfer ohne Rückfrage versteht, was du geleistet hast. „Beratungsleistung“ oder „diverse Arbeiten“ genügt nicht, besser ist „Konzeption und Umsetzung der Landingpage für Produkt X, 14 Stunden“ oder ein Verweis auf eine beigefügte Aufstellung.

Das Leistungsdatum ist auch dann Pflicht, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, dann genügt der Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei längeren Projekten nennst du den Zeitraum, etwa den abgerechneten Kalendermonat.

Rechnest du nach Aufwand ab, legst du einen Stundennachweis bei: eine Zeile pro Eintrag mit Datum, Dauer, Aufgabe und Projekt. Auf der Rechnung selbst fasst du die Einträge zu wenigen Positionen pro Arbeitspaket zusammen, etwa „Implementierung Bezahlvorgang, 12 Stunden“, und schickst den detaillierten Nachweis als separates PDF mit. Größere Auftraggeber verlangen außerdem oft Bestellnummer oder Kostenstelle. Welches Werkzeug den Nachweis liefert, zeigt der Vergleich von Zeiterfassungs-Software für Freelancer.

Musterrechnung: 42,5 Stunden im Monatsprojekt

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie Positionen, Entgelt und Steuer zusammenspielen. 42,5 Stunden Entwicklung zu 95 Euro netto ergeben 4.037,50 Euro Entgelt. Mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent nach §12 UStG kommen 767,13 Euro Umsatzsteuer hinzu, der Rechnungsbetrag liegt bei 4.804,63 Euro. Für die Einräumung von Urheberrechten, etwa an schriftstellerischen Werken, gilt nach derselben Vorschrift oft der ermäßigte Satz von 7 Prozent.

Oben stehen Absender mit Steuernummer, Kunde, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum, darunter Positionen, Summenblock, Zahlungsziel und Bankverbindung. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG stehen unter derselben Position nur 4.037,50 Euro als Gesamtbetrag und darunter der Befreiungshinweis. Wie du deinen eigenen Satz kalkulierst, erklärt die Anleitung zur Stundensatz-Berechnung.

Kleinunternehmer nach §19 UStG: der kürzere Katalog

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst Rechnungen nach dem reduzierten Katalog des §34a UStDV. Die Regelung nach §19 UStG gilt seit 2025, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet, beides Nettowerte. Reißt du die 100.000 Euro unterjährig, ist bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, regelbesteuert. Frühere Rechnungen bleiben gültig.

Mindestangaben nach §34a UStDV sind Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung und bei Gutschriften dieses Wort. Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt §34a UStDV nicht, für Buchhaltung und Zahlungszuordnung sind beide trotzdem sinnvoll. Für den Hinweis genügt ein klarer Satz direkt unter der Summe, etwa „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, etwa aus einer alten Vorlage, schuldest du sie nach §14c UStG dem Finanzamt, bis du die Rechnung berichtigst.

Der Verzicht auf die Regelung ist nicht auf den Jahreswechsel beschränkt: Du erklärst ihn dem Finanzamt unwiderruflich, spätestens bis zum letzten Februartag des zweiten Kalenderjahres nach dem betreffenden Jahr, und er bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Das lohnt sich vor allem bei Geschäftskunden und hohen eigenen Vorsteuerbeträgen.

Rechnung als Subunternehmer

Als Subunternehmer gelten dieselben Pflichtangaben, dazu kommen Auftragsbezug, Leistungsnachweis und bei Bauleistungen eine eigene Steuerregel. Nenne die Auftrags-, Bestell- oder Projektnummer des Hauptauftragnehmers und lege einen prüffähigen Nachweis bei, etwa Stundenzettel, Aufmaß oder Abnahmeprotokoll.

Erbringst du Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nach §13b UStG dein Auftraggeber die Umsatzsteuer. Du weist dann keine Steuer aus und vermerkst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Den Nachweis erbringt der Auftraggeber mit einer Bescheinigung seines Finanzamts nach §13b Abs. 5 UStG (Vordruck USt 1 TG). Davon zu trennen ist die Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG: Sie betrifft die Bauabzugsteuer, also den Steuerabzug vom Werklohn, und belegt nichts für das Reverse-Charge-Verfahren.

Vom Angebot zur Rechnung

Ein Angebot ist keine Rechnung, deshalb gelten die Pflichtangaben des §14 UStG erst für die spätere Abrechnung. Rechtlich ist es ein Antrag nach §145 BGB: Du bist daran gebunden, solange die Bindungsfrist läuft, und mit der Annahme entsteht der Vertrag.

Weil das angenommene Angebot den Rahmen der Abrechnung setzt, lohnt sich Sorgfalt. Grenze den Leistungsumfang ab, schreib ausdrücklich hinein, was nicht enthalten ist, und lege fest, ob nach Aufwand oder zum Festpreis abgerechnet wird. Ein Festpreis braucht eine Klausel, dass Änderungswünsche zusätzlich nach Stundensatz berechnet werden. Verwenden Angebot und Rechnung dieselben Positionen, lässt sich jede Rechnungszeile ohne Diskussion auf den Auftrag zurückführen.

Aufbewahrung, E-Rechnung und Korrekturen

Rechnungen bewahrst du nach §147 AO acht Jahre auf, und im Geschäftskundenverkehr musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein PDF aus Word oder Excel ist eine sonstige Rechnung. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen nach §27 Abs. 38 UStG: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab 2028. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen, wie die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung erläutern.

Eine Excel- oder Word-Vorlage bleibt zulässig, solange alle Pflichtangaben enthalten sind und du die fertige Rechnung als PDF verschickst und unverändert archivierst. Excel eignet sich wegen der Formeln für Stunden mal Satz besser, die häufigste Fehlerquelle ist das manuelle Übertragen von Summen kurz vor dem Versand. Rechnungsprogramme wie Lexware Office, sevDesk oder FastBill übernehmen Nummernvergabe und E-Rechnungsformat.

Stellst du einen Fehler fest, berichtigst du die Rechnung mit eindeutigem Verweis auf das Original oder stornierst sie und stellst sie mit neuer Nummer neu aus. Die ursprüngliche Nummer überschreibst oder löschst du nie, sonst ist die Nummernfolge bei einer Prüfung nicht mehr nachvollziehbar.