Rechnung als Subunternehmer schreiben: Pflichtangaben, Nachweise, Beispiel

Als Subunternehmer arbeitest du nicht für den Endkunden, sondern für einen anderen Auftragnehmer, der dich in sein Projekt einbindet. Die Rechnung geht deshalb an den Generalunternehmer oder Hauptauftragnehmer, nicht an dessen Kunden. Das klingt banal, führt aber regelmäßig zu Rückfragen, verzögerten Zahlungen und Streit über den Leistungsumfang, wenn Zuordnung, Nachweis oder Umsatzsteuer nicht sauber sind.

Diese Anleitung erklärt, welche Pflichtangaben eine Subunternehmer-Rechnung enthalten muss, wie du den Leistungsnachweis strukturierst, wann §13b UStG greift und wie du als Kleinunternehmer sauber abrechnest. Am Ende findest du ein konkretes Beispiel für Aufbau und Formulierung.

Was eine Subunternehmer-Rechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet

Rechtlich gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung, praktisch ist der Unterschied aber der Auftraggeber und die Nachweispflicht. Dein Auftraggeber ist selbst Unternehmer, oft mit strengen internen Prüfprozessen, und muss deine Leistung eindeutig einem seiner Projekte zuordnen können.

Der wichtigste Zusatz gegenüber einer klassischen B2C-Rechnung ist deshalb der Projektbezug. Die meisten Generalunternehmer arbeiten mit Auftrags- oder Bestellnummern, die auf jeder Rechnung erscheinen müssen, sonst landet die Rechnung in der Rückfrage-Schleife. Ergänzend erwarten Bauunternehmen und Agenturen fast immer einen Leistungsnachweis, aus dem hervorgeht, was du wann für welches Gewerk oder Teilprojekt gemacht hast.

Ein zweiter Unterschied betrifft die Umsatzsteuer. Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern gilt das Reverse-Charge-Verfahren nach §13b UStG, das die Steuerschuld auf den Auftraggeber verlagert. Bei anderen Leistungen (IT, Beratung, Handwerk außerhalb des Baus) rechnest du mit ausgewiesener Umsatzsteuer ab. Diese Weichenstellung solltest du vor der ersten Rechnung mit dem Auftraggeber klären, weil eine falsch ausgestellte Rechnung im Nachhinein korrigiert werden muss.

Pflichtangaben nach §14 UStG im Detail

Ohne die Pflichtangaben ist die Rechnung nicht vorsteuerabzugsfähig, und der Auftraggeber wird sie zurückweisen. §14 UStG listet die Mindestangaben, die auf jeder Rechnung ab 250 EUR brutto stehen müssen.

Konkret gehören dazu: dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Auftraggebers, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Leistungszeitraum, die Menge und Art der Leistung, das Netto-Entgelt, der Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.

Für die Leistungsbeschreibung reicht ein Sammelbegriff wie "Beratungsleistungen" nicht aus. Beschreibe konkret, was du gemacht hast: "Elektroinstallation Wohneinheit 3, Erd- und Obergeschoss, Bauvorhaben Musterstraße 12" oder "Backend-Entwicklung Kundenportal, Modul Auftragsverwaltung". Je präziser die Beschreibung, desto weniger Rückfragen und desto sicherer die steuerliche Anerkennung. Details findest du auch in der Übersicht zu Pflichtangaben auf Freiberufler-Rechnungen.

Leistungsnachweis als Anlage

Der Leistungsnachweis ist bei Subunternehmer-Rechnungen faktisch Standard, auch wenn er gesetzlich nicht immer zwingend ist. Er dient dem Auftraggeber als Prüfgrundlage und dir als Beweis, falls es später Streit über Umfang oder Qualität gibt.

Bei Zeitabrechnung ist der Klassiker der Stundenzettel: Datum, Startzeit, Endzeit, Pausen, Tätigkeit in ein bis zwei Sätzen. Ideal ist eine Unterschrift des Auftraggebers oder Projektleiters am Ende jeder Woche oder jedes Monats. Wer digital arbeitet, kann Exporte aus einer Zeiterfassungssoftware für Freelancer als PDF anhängen und in der Rechnung als "Anlage 1: Stundennachweis KW 34 bis 37" referenzieren.

Bei Werkleistungen (fester Preis für ein definiertes Ergebnis) ersetzt ein Aufmaß, Abnahmeprotokoll oder Ticket-Export den Stundenzettel. Wichtig ist, dass die Anlage denselben Auftrags- oder Projektbezug trägt wie die Rechnung selbst. Manche Generalunternehmer verlangen zusätzlich eine Kopie der Anmeldung bei der SOKA-BAU oder eine Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG, damit sie keine Bauabzugsteuer einbehalten müssen. Kläre das vor der ersten Rechnung, weil die 15% Bauabzugsteuer sonst direkt von deiner Auszahlung abgezogen werden.

Umsatzsteuer, Reverse Charge und Kleinunternehmerregelung

Die steuerliche Behandlung entscheidet, ob du 19% ausweist, gar keine Umsatzsteuer nennst oder auf §13b UStG verweist. Fehler in diesem Feld sind der häufigste Grund für Rechnungskorrekturen.

Regelfall: 19% Umsatzsteuer

Erbringst du eine Beratungs-, IT-, Design- oder Handwerksleistung außerhalb des Bausektors, weist du wie gewohnt 19% Umsatzsteuer aus. Der Auftraggeber zieht diese als Vorsteuer ab, für dich ist sie durchlaufender Posten.

Bauleistung: §13b UStG (Reverse Charge)

Bei Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer verlagert §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Du weist keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst auf die Rechnung: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach §13b UStG". Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, was er dir mit der Freistellungsbescheinigung oder einer schriftlichen Bestätigung nachweist.

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Die Grenzen liegen 2026 bei 25.000 EUR Vorjahresumsatz und 100.000 EUR im laufenden Jahr (Nettowerte). Wichtig: Bei einer Bauleistung an einen Bauunternehmer greift auch für Kleinunternehmer das Reverse-Charge-Verfahren nach §13b UStG, nicht §19. Die vollständige Vorgehensweise steht in der Anleitung zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Beispielrechnung und typische Fehler

Ein konkretes Beispiel macht den Aufbau anschaulicher als jede weitere Erklärung. Der folgende Aufbau lässt sich für die meisten Subunternehmer-Konstellationen anpassen.

Kopfbereich: dein Name und Anschrift oben links, Auftraggeber-Anschrift darunter. Rechts Rechnungsnummer (z. B. "2026-034"), Rechnungsdatum, Leistungszeitraum ("01.09. bis 30.09."), Steuernummer und die Auftrags- oder Bestellnummer des Auftraggebers ("Ihre Bestellung: BV-2026-118, Bauvorhaben Musterstraße 12").

Positionsteil: eine Zeile je Tätigkeit oder Position, mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis. Beispiel: "Elektroinstallation Rohbau, Wohneinheit 3, 42,5 Std. à 58,00 EUR = 2.465,00 EUR". Bei Werkleistungen: "Montage Verteilerschrank inkl. Verdrahtung, pauschal 1.800,00 EUR". Am Ende die Summe netto, Umsatzsteuer separat, Bruttobetrag oder alternativ der §13b- bzw. §19-Hinweis.

Fußbereich: Zahlungsziel ("zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug"), Bankverbindung, Verweis auf die Anlage ("Anlage 1: Stundennachweis, Anlage 2: Abnahmeprotokoll"). Typische Fehler, die du damit vermeidest: fehlender Projektbezug, unklare Leistungsbeschreibung ("diverse Arbeiten"), Umsatzsteuerausweis trotz §13b, oder Anhänge ohne Bezug zur Rechnungsnummer. Wer regelmäßig als Subunternehmer arbeitet, sollte über ein Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung nachdenken, weil das Stundennachweis und Rechnung automatisch verknüpft und die 8-jährige Aufbewahrungsfrist ohne manuelles Archivieren abdeckt.