Abrechnung

Posten als abgerechnet markieren

In der Projektdetailansicht kannst du einzelne oder alle offenen Zeiteinträge und Ausgaben als abgerechnet markieren. Markierte Posten werden in einen Abrechnungsstapel zusammengefasst.

Bei Projekten auf Stundenbasis berechnet zeit den Gesamtbetrag automatisch aus Stunden × Stundensatz. Bei Festpreisprojekten gibst du den Abrechnungsbetrag manuell ein.

zeit schlägt vor, statt zu warten: „Heute“ listet Kunden mit abrechenbaren Projekten, die Abrechnung bietet bei weiteren offenen Projekten desselben Kunden eine gemeinsame Abrechnung an und einen Betrag, auf 5 Euro gerundet, mit einem Klick, und Angebote, die seit Langem unbeantwortet sind, blendet die Rechnungsübersicht aus und zeigt sie dir auf Wunsch wieder.

Abrechnungsstapel

Jede Abrechnung wird als Stapel gespeichert: mit Datum, Betrag und allen enthaltenen Posten. So behältst du den vollen Überblick über deine Abrechnungshistorie.

Abrechnungsstapel können nicht nachträglich verändert werden, um die Integrität deiner Finanzdaten zu gewährleisten.

Retainer-Zeiträume (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) beginnen am Starttag des Vertrags; in kürzeren Monaten gilt der letzte Monatstag. Eine vollständige Abrechnung umfasst alle offenen Gebühren bereits begonnener Zeiträume, offene Überstunden, Ausgaben, Leistungen und Nachträge. Bekannte zusätzliche Posten decken keine Monatsgebühren. Teilabrechnungen enthalten nur die ausgewählten Bestandteile einschließlich der darauf entfallenden zusätzlichen Überstunden, ohne automatische Monatsgebühr. Zeiteinträge zählen bis heute, höchstens bis zum Vertragsende und einschließlich dieses Tages.

Finanzübersicht

Die Finanzübersicht (erreichbar über die Seitenleiste) zeigt dir alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick: Gesamtumsatz, offene Beträge, Umsatz pro Monat und eine Aufschlüsselung nach Kunden und Projekten.

Vier Tabs beantworten je eine Frage: Übersicht („Was kann ich abrechnen?“, eine Zeile je Kunde, die Projekte klappst du auf), Verlauf („Wie lief der Zeitraum?“, die letzten 12 Monate als Balken und Tabelle, ein Monat klappt auf zu seinen Rechnungen und Abrechnungen; ältere Monate wählst du über das Jahr), Zeiten („Was habe ich erfasst?“, die Einträge des gewählten Jahres, optional eines Monats) und Einblicke („Was braucht Aufmerksamkeit?“).

Alle Beträge der Übersicht sind netto. Die vier Karten oben zeigen die Summen der Projekte und Rechnungen im gewählten Jahr; inaktive Projekte zählen nur mit „Inaktive anzeigen“ mit, die Karte „Abgerechnet“ umfasst sie immer. Die Tabelle verwendet dieselben Zahlen; Suche, Projekttyp, Spalte und Abrechnungsstatus grenzen nur ihre Zeilen und Zwischensummen ein, nicht die Karten. Nicht abrechenbare Projekte zählen nicht mit:

Projektvolumen: bei Festpreisprojekten der Festpreis plus die zusätzlich berechneten Leistungen, bei Monatspauschalen der Monatsbetrag mal der Zahl der Abrechnungszeiträume, bei Projekten nach Aufwand der Wert der Leistungen oder, falls keine angelegt sind, das Budget.
Erfasst: der Wert der geleisteten Arbeit, also Stunden mal Stundensatz des Eintrags (ohne eigenen Satz der Projektsatz), Ausgaben zum Einkaufspreis (der Aufschlag zählt als Gewinn in der Spalte Aufschlag) und Leistungen. Ein Eintrag, der zu einer Leistung gehört, zählt nur über die Leistung.
Abgerechnet: der Nettobetrag der Rechnungen, die zum Projekt gehören, dazu ältere Abrechnungen ohne Rechnung. Nach einer Schlussrechnung zählen nur noch die Schlussrechnung, eine stornierte Rechnung und ihr Storno heben sich auf. Rechnungen in Fremdwährung sind nicht enthalten, die Karte weist sie aus.
Nicht abgerechnet: was noch abzurechnen ist, nie negativ. Bei Festpreis der Rest des Festpreises plus zusätzlich berechnete Ausgaben und Leistungen, nach Aufwand die noch nicht abgerechnete Arbeit, bei Monatspauschalen die noch offenen Monatsgebühren plus offene Überstunden, Ausgaben und Leistungen. Deine unbezahlten Rechnungen stehen in der Spalte „Rechnungen“ der Kennzahl-Leiste (sobald es offene Rechnungen gibt), als einzige Zahl der Übersicht brutto.
Aufschlag: bei vollständig abgerechneten Projekten der Unterschied zwischen Abgerechnet und Erfasst, also mehr oder weniger abgerechnete Arbeit plus der Aufschlag auf Ausgaben.

Ein Warnsymbol am Projektnamen zeigt, dass der Aufwand eines Festpreisprojekts (Stunden mal Satz plus Kosten der im Festpreis enthaltenen Ausgaben, ohne Aufschlag) über dem Festpreis liegt. Über den Filter „Über Budget“ siehst du nur diese Projekte. Rechnungen, die sich keinem Projekt zuordnen lassen (etwa importierte, wiederkehrende oder frei geschriebene), erscheinen beim Kunden in der Zeile „Ohne Projekt“. Wählst du ein Jahr, zeigt die Tabelle die Projekte, die in diesem Jahr Einträge, Ausgaben, Leistungen oder Rechnungen haben, bei Monatspauschalen auch die, deren Abrechnungszeitraum in diesem Jahr beginnt; Erfasst und Abgerechnet sind die Beträge dieses Jahres, Nicht abgerechnet bleibt der aktuelle Rest.

Auswertungen

In der Finanzübersicht unter dem Tab Einblicke beantwortet zeit vier Fragen aus den Daten, die ohnehin schon da sind:

Geparkte Stunden: nicht abgerechnete Stunden in Stundenprojekten, deren Kanban-Spalte den Abrechnungsflow gar nicht anbietet; Stunden unter einer Leistung zählen über die Leistung. Abrechnen kannst du nur aus „In Arbeit“ und „Abrechenbar“ heraus, alles andere liegt still. Die Liste zeigt dir Projekt, Spalte, Stunden und Wert. Mit dem Knopf Nach „Abrechenbar“ in der Zeile schiebst du das Projekt in die abrechenbare Spalte, so wie beim Ziehen auf dem Board.

Effektiver Stundensatz: Nettoumsatz ohne durchgereichte Ausgaben, geteilt durch erfasste Stunden, je Kunde (ab 5 erfassten Stunden), daneben der Listensatz aus dem Projekt. Die Differenz zeigt, wo aus 85 Euro real 60 werden.

Festpreis-Nachkalkulation: Festpreis gegen den Wert der geleisteten Arbeit, sortiert nach der grössten Lücke. Stunden ohne Leistung werden mit dem Satz des Eintrags bewertet (sonst Projektsatz, sonst 0), dazu die Kosten der im Festpreis enthaltenen Ausgaben. Kundensatz und dein mittlerer Stundensatz sind nur Vorbelegungen in Formularen und fließen nie in die Rechnung ein.

Umsatzkonzentration: Anteil jedes Kunden am Jahresumsatz, netto nach Rechnungsdatum. Stornierte Rechnungen und ihre Stornobelege zählen nicht, eine Schlussrechnung ersetzt ihre Anzahlungen. Ab 40 Prozent bei einem Kunden weist zeit dich darauf hin, weil dieser Anteil sofort fehlt, wenn der Kunde wegfällt.

Darstellung auf der Rechnung

Im Rechnungsschritt „Rechnung“ wählst du oben die Darstellung: Einzeln zeigt jede Position so, wie du sie erfasst hast. Zusammengefasst fasst Positionen zu Gruppen zusammen, auf dem PDF steht dann eine Zeile pro Gruppe. Die Darstellung ändert nur das Aussehen, die Beträge bleiben gleich.

In „Zusammengefasst“ steht jede Gruppe als eigener Abschnitt mit Titel und Summe in der Tabelle. Über das Menü „⋯“ an einer Position (immer sichtbar) nimmst du sie mit „Aus Gruppe nehmen“ heraus, verschiebst sie in eine andere Gruppe oder legst mit „+ Neue Gruppe“ eine neue an. Du kannst eine Position auch am Griff ziehen: Unter die Überschrift „Ohne Gruppe“ gelegt, verlässt sie ihre Gruppe, unter die Überschrift einer Gruppe gelegt, tritt sie bei. Gruppen klappst du mit dem Pfeil in der Gruppenzeile ein und aus. Den Namen einer Gruppe änderst du direkt in der Gruppenzeile, über ihr Menü „⋯“ löst du sie auf. Eine Gruppe darf auch nur eine Position enthalten, dann druckt die Rechnung diese Position wie sie ist und der Gruppenname erscheint nicht. Positionen ohne Gruppe bleiben einzelne Zeilen und stehen unter einer Überschrift „Ohne Gruppe“. Die Darstellung kannst du schon wählen, bevor die Rechnung gespeichert ist: Sobald zwei Positionen da sind, speichert zeit beim Umschalten den Entwurf (Kunde und Datum müssen dafür gewählt sein).

Unter dem Namen einer Gruppe mit mehreren Positionen kannst du eine Beschreibung eintragen, sie steht im PDF unter der Gruppenzeile.

Öffnest du die Rechnung aus einer Abrechnung im Projekt, nimmt zeit die Positionen aus der Abrechnung. Sobald du den Rechnungsschritt öffnest, legt zeit den Entwurf an und fasst deine Leistungen (Zeiten, Leistungen, Festpreis) in der Gruppe „Eigenleistungen“ zusammen. Ausgaben stehen darunter als eigene Zeilen. Bei einem Festpreis sind Ausgaben im Preis enthalten und werden nicht extra berechnet; willst du eine Ausgabe zusätzlich berechnen, setzt du an ihr „Dem Kunden zusätzlich berechnen“. Der Entwurf gehört zur Abrechnung: Öffnest du sie erneut, bearbeitest du denselben Entwurf, und die Projektübersicht bietet kein zweites „Rechnung erstellen“ an.

Einen Speichern-Knopf brauchst du im Rechnungs- und Angebotsentwurf nicht. Sobald der Entwurf angelegt ist, speichert zeit deine Änderungen bei jedem Schrittwechsel und beim Schließen des Dialogs, ebenso bei einer bestehenden Rechnungsvorlage. Ist ein Pflichtfeld leer oder ungültig, bleibt der zuletzt gespeicherte Stand erhalten. Ein Entwurf, den du gerade erst angelegt und nicht ausgefüllt hast, wird beim Schließen weiterhin verworfen.

Solange es noch keine Gruppen gibt, siehst du zwei Schaltflächen: Alles in eine Zeile legt eine Gruppe über alle Positionen, die sich zusammenfassen lassen, auf dem PDF eine Zeile. Gruppen vorschlagen lässt die KI Gruppen nach Thema vorschlagen, du kannst sie danach ändern. Ohne diesen Klick gruppiert zeit nichts.

Die Summe einer Position oder einer Gruppe kannst du direkt eintippen. zeit rechnet den Einzelpreis daraus zurück, bei einer Gruppe verteilt auf ihre Positionen.

Unter der Darstellung stehen die Einstellungen fürs PDF:

Leistungsnachweis anhängen: hängt die einzelnen Positionen hinter den Gruppen als Anhang ans PDF.
Stundensatz ausblenden: zeigt statt Stunden × Stundensatz nur die Summe.

Freigegebene Rechnungen lassen sich nicht mehr umgruppieren.

Zahlungen, die zeit selbst verbucht

Kommt über einen Kontoauszug eine Zahlung herein, die genau den offenen Betrag einer Rechnung hat und deren Verwendungszweck die Rechnungsnummer nennt, verbucht zeit sie selbst. Das passiert nur, wenn die Zahlung zu genau einer Rechnung passt und nicht in einem festgeschriebenen Zeitraum liegt. Alles andere bleibt ein Vorschlag unter „Zahlungseingänge“. Was zeit verbucht hat, steht 14 Tage lang unter „Von zeit verbucht“ auf „Heute“ und in der Rechnung, jeweils mit „Rückgängig“. Rückgängig macht die Zahlung, die Rechnung wird wieder offen und die angehängte Rechnungs-PDF verschwindet von der Bankbuchung. Nach einer Stornierung der Rechnung oder in einem festgeschriebenen Zeitraum geht das nicht mehr.

Zahlungserinnerungen

Aus einer Rechnung mit Status „Gesendet“ oder „Teilweise bezahlt“ öffnest du über „Zahlungserinnerung“ einen vorausgefüllten Entwurf, der in deiner Mail-App landet, die Rechnung als PDF ist bereits angehängt. zeit verschickt Mails an deine Kunden grundsätzlich nie selbst, das gilt auch für Erinnerungen. Die Anzahl bisheriger Erinnerungen und der Verlauf bleiben in zeit sichtbar.

Rechnung stornieren und neu ausstellen

Eine versendete Rechnung stornierst du über „Stornieren“. zeit legt eine Stornorechnung an, die dieselbe Anschrift trägt wie die Originalrechnung. Im Fenster der stornierten Rechnung führt „Storniert durch“ mit einem Klick zur Stornorechnung und zu ihrem PDF. Eine Stornorechnung bietet nur Versenden und Herunterladen an, bezahlen oder erneut stornieren lässt sie sich nicht. Solange sie nicht beim Kunden ist, bleibt sie in der Spalte „Gesendet“ sichtbar und ein Hinweis erinnert dich ans Versenden.

„Neu ausstellen“ erzeugt aus der stornierten Rechnung einen neuen Entwurf mit dem ursprünglichen Leistungszeitraum, dem Projekt und den Positionen, aber mit der aktuellen Anschrift des Kunden. Die Zeiten, Ausgaben und Leistungen von damals zählen dann wieder als abgerechnet. Wurden sie in der Zwischenzeit anderweitig abgerechnet, verknüpft zeit sie nicht und zeigt dir im Entwurf einen Hinweis mit Link zum Projekt. Das gilt auch für Rechnungen, die vor dieser Funktion storniert wurden. Löschst du den Entwurf, werden die Zeiten wieder frei. Neu ausstellen gibt es für normale Rechnungen ohne Abschlagsrechnungen, bei Abschlags- und Schlussrechnungen bleibt „Duplizieren“.

Aufbewahrung von Rechnungen

Finalisierte Rechnungen und Gutschriften bewahrt zeit 8 Jahre ab Ende des Rechnungsjahres auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Sind alle Rechnungen eines Kunden über diese Frist hinaus, werden seine persönlichen Daten anonymisiert; die Rechnungen selbst bleiben, damit der Nummernkreis lückenlos bleibt. Bücher und die Anlage EÜR bewahrst du 10 Jahre auf, dafür gibt es das Jahresarchiv im Steuer-Modul.

Rechnungsnummern und Zähler

Den Zähler stellst du unter Einstellungen, Rechnungen ein, das Feld speichert beim Verlassen. Er lässt sich nicht unter die höchste schon vergebene Nummer setzen, auch nicht unter die einer entsperrten oder gelöschten Rechnung. Unter dem Feld steht, welche Nummer zuletzt vergeben wurde. Jede Änderung des Zählers und des Nummernformats hält zeit mit Zeitpunkt sowie altem und neuem Wert fest. Setzt du den Zähler bewusst höher, entsteht eine Lücke in den Nummern. Darauf weist die Qualitätsprüfung unter Steuern, Export als Warnung hin, nicht als Fehler.