Ausgaben

Ausgaben erfassen

Neben Zeiteinträgen kannst du auch Ausgaben (z. B. Lizenzen, Materialkosten, Reisekosten) zu einem Projekt hinzufügen. Öffne die Projektdetailansicht und klicke auf „Ausgabe erfassen“.

Gib eine Beschreibung, den Einkaufspreis und das Datum ein. Der Verkaufspreis wird aus dem Einkaufspreis und dem Standard-Aufschlag aus den Einstellungen vorgeschlagen, du kannst ihn ändern, auch unter den Einkaufspreis. „Dein Gewinn“ zeigt den Unterschied. Ausgaben werden in der Finanzübersicht und beim Export berücksichtigt.

Während du den Titel tippst, schlägt zeit frühere Ausgaben vor, zuerst die desselben Kunden. Mit einem Klick übernimmst du Titel, Kategorie, Einkaufs- und Verkaufspreis. Ändert sich danach der Einkaufspreis, bleibt der Verkaufspreis stehen. Du musst nichts speichern, um später darauf zurückzugreifen.

Ausgaben bearbeiten & löschen

Ausgaben können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden, solange sie noch nicht als abgerechnet markiert wurden. Bereits abgerechnete Ausgaben sind schreibgeschützt.

Leistungen

Ein Projekt kann beliebig viele Leistungen haben, angelegt über den Reiter „Leistungen“. Eine Leistung ist entweder eine Pauschale (Menge × Einzelpreis, z. B. „1 × 4.000,00 €“ für ein Gesamtpaket) oder wird nach Aufwand bewertet: Du ordnest ihr Zeiteinträge und Ausgaben zu, und ihr Wert ist die Summe aus erfasster Zeit (zum Projekt- oder eigenen Stundensatz) und den Verkaufspreisen der Ausgaben. Beim Erfassen einer Zeit, im Ausgabenformular und beim Stoppen eines Timers kannst du optional eine Leistung des Projekts auswählen; nachträglich geht das auch direkt in der Zeit- oder Ausgabenliste. Ohne Zuordnung bleibt ein Eintrag wie bisher direkt am Projekt.

Weicht der Betrag vom berechneten Wert ab, zum Beispiel weil du eine unangebotene Leistung zu einem eigenen Preis abrechnest, trägst du einen Abrechnungsbetrag ein. Er überschreibt den berechneten Wert, ohne die zugrunde liegenden Einträge zu verändern. Auf der Rechnung steht keine Extra-Position: Die Stundensätze der Stundenzeilen werden so angepasst, dass die Summe stimmt. Gibt es keine Stundenzeile, die den Betrag aufnehmen kann, steht die Differenz als eigene Position „Preisanpassung“ auf der Rechnung. In der Rechnung kannst du die Summe einer Position oder einer Gruppe auch direkt eintippen, der Einzelpreis rechnet sich daraus. Der Abrechnungsbetrag der Abrechnung folgt dem Nettobetrag des Rechnungsentwurfs.

Beim Tippen eines Leistungsnamens schlägt dir zeit sowohl deine gespeicherten Leistungen aus dem Katalog als auch Leistungen aus früheren Projekten mit ihrem letzten Preis vor.

Beim Abrechnen wählst du Leistungen als Ganzes aus; jede wird genau eine Rechnungsposition mit ihrem Abrechnungsbetrag. Wird später noch etwas zu einer bereits abgerechneten Leistung erfasst, erscheint sie beim nächsten Abrechnen als eigener Nachtrag.

Ein Angebot kann einem Projekt zugeordnet werden (Schritt „Kunde“ im Angebots-Assistenten). Nimmst du das Angebot an, werden seine Positionen automatisch zu Leistungen dieses Projekts; ein zweiter Klick auf „Positionen ins Projekt übernehmen“ holt später hinzugekommene oder zunächst fehlende Positionen nach, ohne bereits vorhandene Leistungen zu verändern.

Im Angebotsschritt wählst du oben die Darstellung Einzeln oder Zusammengefasst. In „Zusammengefasst“ legst du Gruppen an, genau wie bei Rechnungen: über das Menü „⋯“ an einer Position, mit Alles in eine Zeile oder mit Gruppen vorschlagen. Jede Gruppe hat ein Feld Paketpreis. Ist es gefüllt, zeigen PDF und Kundenlink die Gruppe mit diesem Preis und ihren Positionen als „Im Paket enthalten“. Bleibt es leer, zählt die Summe der Positionen und die Gruppe erscheint als eine Zeile. Optionale Positionen und Zeilen mit wiederkehrendem Preis lassen sich nicht gruppieren. Alle Positionen einer Gruppe mit Paketpreis müssen denselben Steuersatz haben. Wechselst du zurück zu „Einzeln“, wird der Paketpreis nach Rückfrage entfernt. Bei Annahme wird jede Gruppe mit Paketpreis als eine Leistung ins Projekt übernommen und bei der Umwandlung als eine Rechnungsposition angelegt; Gruppen ohne Paketpreis bleiben als Gruppen auf der Rechnung erhalten.

Zusätzlich zum Rabatt je Position können Angebote und Rechnungen einen Gesamtrabatt tragen, wahlweise als Prozentsatz oder als fester Betrag. Ein Betrag über der Zwischensumme wird im Formular mit einer Fehlermeldung abgelehnt, der Gesamtbetrag geht also nie ins Negative. Beim Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung bleiben ein fester Gesamtrabatt und der Reverse-Charge-Typ erhalten. Den Standardtext im Fußbereich von Angeboten legst du unter „Einstellungen, Texte“ separat vom Rechnungs-Fußtext fest, dort steht auch der Einleitungstext. Präfix für Angebotsnummern, Standardwährung und Gültigkeitsdauer von Angeboten findest du unter „Einstellungen, Rechnungen“. Neue Konten starten mit vorbefüllten Einleitungs- und Fußtexten für Rechnungen und Angebote, die du jederzeit anpassen kannst.

Für jede optionale Angebotsposition wählst du unabhängig von der Mengeneinheit einen Abrechnungsrhythmus: einmalig, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Im PDF stehen diese Positionen hervorgehoben unter dem einmaligen Gesamtbetrag, mit Netto- und Bruttopreis pro Zeitraum. Im öffentlichen Link kann der Kunde sie per Häkchen auswählen. Einmalige Optionen erhöhen dann den einmaligen Auftragspreis und fließen in die daraus erstellte Rechnung ein. Wiederkehrende Optionen bleiben davon getrennt. Das archivierte Annahme-PDF wird mit den aktuellen Annahmedaten neu erzeugt. Nach der Annahme legt zeit für jede gewählte wiederkehrende Option eine Rechnungsvorlage an, die wie ihre späteren Rechnungen das zugeordnete Projekt übernimmt; zum ersten Fälligkeitstag und danach im gewählten Rhythmus entstehen Rechnungsentwürfe, die du vor dem Versand prüfen kannst. Liegt der Beginn des Leistungszeitraums in der Zukunft, ist er der erste Fälligkeitstag, sonst das Annahmedatum. Der öffentliche Link zu einem freigegebenen, noch nicht versandten Angebot zeigt eine Vorschau ohne Beauftragungsfelder; die optionalen Positionen bleiben dort sichtbar.

Deine gespeicherten Leistungen (der Katalog) pflegst du weiterhin über den Menüpunkt „Leistungen“ in der Seitenleiste. Eine Preisänderung dort wirkt sich nicht auf bereits erfasste Posten oder Rechnungen aus.

Im Rechnungs-, Angebots- und Abo-Rechnungs-Editor schlägt dir das Positionsfeld ebenso deine gespeicherten Leistungen vor, sobald du zu tippen beginnst.